Verwaltung der Sammlung [Sonstige]

Hat Ihre Sammlung bereits einen beachtlichen Umfang erreicht? Wie behalten Sie den Überblick? Es besteht die Gefahr, dass Artikel doppelt gekauft werden, wenn man den Überblick verliert. Wo befinden sich bestimmte Objekte? Solche und ähnliche Fragen stellte ich mir auch vor einigen Jahren.

Um den Überblick zu behalten, begann ich, alles in einer einfachen Excel-Tabelle zu organisieren. Die Auswertungsmöglichkeiten entsprachen jedoch nicht meinen Vorstellungen, also suchte ich nach einer Softwarelösung und fand schließlich eine passende.

Diese Software war allerdings kostenpflichtig, und für regelmäßige Aktualisierungen musste jährlich gezahlt werden. Das Programm war nicht speziell für meine Bedürfnisse konzipiert, sondern ursprünglich für die Verwaltung von Modelleisenbahnsammlungen. Es enthielt viele überflüssige Felder und es fehlten andererseits wichtige Felder, die ich benötigte.

Ich möchte auch die Möglichkeit haben, Auswertungen vorzunehmen – beispielsweise Zugriff auf Listen zu erhalten, die anzeigen, welche Spiele zu einem bestimmten System in meiner Sammlung vorhanden sind, für den Fall, dass ich auf eine Auktion stoße.

Nach weiterer erfolgloser Suche beschloss ich, die Datenbank Microsoft Access zu nutzen. Sie mag vielleicht etwas umfangreich sein, ist jedoch sehr gut an individuelle Bedürfnisse anpassbar. Die ersten Schritte unternahm ich mit einem Export aus dem externen Programm und einem Import in Excel, um die Daten danach in bereinigter Form in Access zu integrieren.
Mittlerweile habe ich die Daten nahezu aller Objekte erfasst und die Verwaltung zunehmend an meine persönlichen Bedürfnisse angepasst. Dies erforderte zunächst eine Einarbeitung in Access – sprich: Learning by Doing. Immer wenn ich eine Idee hatte, suchte ich nach einer Möglichkeit, diese in Access umzusetzen.
Die Anzahl der von mir genutzten Felder hat sich mittlerweile erhöht. Zu den Daten gehören unter anderem:
– Hersteller, Produkt, Jahr, neu/gebraucht, Verkäufer, Publisher, Lagerort
– dazu gibt es eine Verknüpfung zu einem Bild des Gegenstands, das auf meiner NAS liegt
– es kann auch ein Link zu dem entsprechenden Artikel auf meinem Blog eingefügt werden
Das Schöne an Access ist, dass die Daten in den Tabellen sich nicht ändern, die Eingabemasken aber individuell gestaltbar sind.

Aktuell (Januar 2022) entwickle ich ein umfassendes Menü, das einen schnellen Zugriff auf die Datenbank und zahlreiche Abfragen ermöglicht, wodurch vieles „automatisiert“ wird.

Ebenfalls neu ist das Publisher-Feld, da viele Spiele von verschiedenen Unternehmen entwickelt und veröffentlicht werden. Der Fortschritt ist naturgemäß langsam, da umfangreiche Recherchen erforderlich sind.

Ich werde wahrscheinlich eine detailliertere Unterscheidung der Lagerorte vornehmen – momentan umfassen diese nur den Computerraum, den Konsolenraum, die Bibliothek und das Lager. Es ist anzunehmen, dass das Lager zusätzliche Unterkategorien bekommen wird, falls dies erforderlich sein sollte.

Ein Nachteil dieser Verwaltungsform ist die eingeschränkte Möglichkeit, Access-Datenbanken online zu nutzen. Wenn ich unterwegs bin, etwa bei der Wiederaufnahme von Flohmärkten, ist es entscheidend, im Voraus aktuelle Berichte zu erstellen und diese dann möglicherweise online im PDF-Format zu speichern.

Mich interessiert, ob und wie meine Leser ihre Sammlungen verwalten – nutzen sie spezielle Software, Excel-Tabellen oder etwas völlig Anderes? Wie geht ihr dabei vor?